5.2 Instruks for Informasjonsvirksomheten


 Vedtatt av generalforsamling 01.06.1993. Endret av styret. Siste endring 20.03.2003.

0.0 Generelt

0.1 Hensikten med instruksen

Hensikten med instruksen er å sørge for at de representanter som er satt til å ivareta borettslagets informasjonstjenester utfører disse etter de til enhver tid gjeldende lover, forskrifter og vedtak.

0.2 Ansvaret for distribusjon av instruksen

Daglig leder har ansvaret for at vedtatte endringer, blir ajourført og distribuert.

0.3 Endringer av instruksen

Endringer av instruksen vedtas av styret.

1.0 Informasjonsmedier

1.1 Rislappen

Rislappen er Risvollan Borettslags informasjonsavis.

Formålet med Rislappen er å gi ut informasjon om aktiviteter i borettslaget og nærmiljøet, og bidra til økt engasjement og trivsel blant beboerne.

Rislappen skal være åpen for informasjon og innlegg fra beboere, naboutvalg, borettslagets administrasjon og styret, samt fra organisasjoner i nærmiljøet.

Redaksjonen har rett til å nekte å ta inn innlegg.

Borettslagets styre har det overordnede ansvar for Rislappen

Rislappen skal distribueres til samtlige husstander i borettslaget. Hybelboere og andre interesserte i nærmiljøet kan også be om å få eget eksemplar.

Rislappen er underlagt lover og forskrifter som gjelder for den øvrige presse i Norge.

1.2 TVRisvollan

TVRisvollan er borettslagets TV-kanal som sender tekstinformasjon og levende TV-programmer på egen kanal i borettslagets kabelnett.

Formålet med kanalen er:

– Gi mulighet for rask, effektiv og rimelig informasjonsformidling

– Gi mulighet for informasjons- og meningsutveksling mellom beboerne

– Bidra til økt engasjement, kreativitet og trivsel blant beboerne.

TV-kanalen skal være åpen for informasjon og innlegg fra beboere, naboutvalg, borettslagets administrasjon og styret, samt fra organisasjoner i nærmiljøet. Ut over dette står det redaksjonen fritt i valg av stoff og tema som skal produseres formidles.

TV-kanalen er underlagt lover og forskrifter som gjelder for TV-sendinger i lokale kabelnett.

Borettslagets styre har det overordnede ansvar for TVRisvollan.

1.3 Borettslagets webside

Borettslaget har egen webside på Internett. Adressen er http://www.risvollan-borettslag.no

Formålet med websiden er å gi både generell og dagsaktuell informasjon om borettslaget av interesse for så vel beboerne som allmennheten, og herigjennom presentere borettslaget på en positiv måte.

Løpende ajourhold skal sørge for at websiden skal være levende ved at informasjonen til enhver tid er aktuell.

Borettslagets styre har det overordnede ansvar for borettslagets webside.

2.0 Redaksjon

Rislappen, TVRisvollan og borettslagets webside skal ha en felles redaksjon som ledes av en ansvarlig redaktør. Redaktøren har et selvstendig redaksjonelt ansvar.

Redaktøren står fritt til å rekruttere frivillige medarbeidere til redaksjonen. Fast ansatte, lønnede medarbeidere ansettes av borettslagets styre.

Den redaksjonelle linje for alle medier skal være upolitisk og søke å gi en mest mulig balansert fremstilling av forholdene i Risvollan Borettslag.

Redaktøren skal ivareta sitt ansvar innenfor rammen av borettslagets informasjonsstrategi som er vedlegg til denne instruks.

Redaksjonen er ansvarlig for å utarbeide årlige driftsbudsjetter for de medium den til enhver tid har ansvar for.

Informasjonsstrategi for Risvollan Borettslag

(Vedlegg til Instruks for informasjonsvirksomheten)

Hovedformålet med informasjonsstrategi for Risvollan Borettslag skal være å understøtte borettslagets visjon:

Risvollan Borettslag skal ha attraktive boliger og et bomiljø som er i kontinuerlig utvikling i samsvar med beboernes ambisjoner, ønsker og behov, og som bidrar til best mulig livskvalitet.

og borettslagets hovedmål og uttalte verdier:

Risvollan Borettslag skal være Norges mest fremtredende borettslag ved å videreutvikle verdiene trygghet, trivsel, service og medbestemmelse.

Rammevilkår for informasjonsarbeidet

Opplysnings- og kunnskapsnivå blant folk flest øker stadig. Dette medfører at kravet til informasjon vokser over tid.

Kravet til informasjon påvirkes også av den teknologiske utvikling. Dette fører bl.a. til økt krav til raskere tilgang til informasjon samt at den enkelte har tilgang til informasjon når det passer ham/henne best.

Ansvar

Daglig leder skal ha oppsyn med det løpende informasjonsarbeidet og påse at ressurser knyttet til dette, nyttes til beste for borettslaget og i tråd med de retningslinjer som er nedfelt i denne informasjonsstrategien. Daglig leder skal arbeide for å spre oppfatningen om at ledere på alle nivå i organisasjonen har et særskilt ansvar for å sikre at relevant informasjon kommer ut i organisasjonen.

Tillitsvalgte og ansatte skal bevisstgjøres sin rolle og sine plikter mht. å bidra til formidling av informasjon.

Informasjon og målgrupper

Styre

Borettslagets styre skal lede borettslagets virksomhet og utvikling samt føre tilsyn med driften.

Krav til informasjon

Styret skal ha tilgang på den informasjon som er nødvendig for at styret kan treffe de beslutninger som er nødvendig for å ivareta borettslagets interesser og for øvrig ivareta sitt ansvar i henhold til borettslagsloven, borettslagets vedtekter og vedtak fattet av generalforsamlingen.

Tiltak/virkemidler

Gjennom rettledning og dialog skal styret klargjøre for daglig leder hva slags informasjon styret til enhver tid har behov for. Dette gjelder så vel form som innhold samt til hvilke tider informasjon skal foreligge.

Daglig leder skal sørge for å imøtekomme styrets informasjonsbehov ved å organisere virksomheten og tilrettelegge saksbehandlingen med dette for øyet innenfor de rammer som styret har stilt til disposisjon.

Representantskap

Representantskapet skal utøve legalitetskontroll, dvs. føre tilsyn med at borettslagets virksomhet drives innenfor rammen av lover, vedtekter, generalforsamlingens og representantskapets egne beslutninger. Representantskapet skal for øvrig konsulteres i spørsmål av stor prinsipiell eller økonomisk betydning for borettslaget.

Krav til informasjon

Representantskapet skal ha tilgang på den informasjon representantskapet selv vurderer som nødvendig for å utføre sine oppgaver og ellers forlegges informasjon som bestemt i vedtektene.

Tiltak/virkemidler

Rutiner i tilknytning til budsjett- og regnskapsarbeidet, herunder styrets behandling, legges opp slik at representantskapets oppgaver i tilknytning til disse områdene kan ivaretas på en forsvarlig måte. Representantskapet må på sin side tydeliggjøre hva slags informasjon det for øvrig ønsker tilgang til og i den forbindelse gi styret og/eller daglig leder rimelig mulighet til å fremskaffe ønsket informasjon.

Naboutvalg

Naboutvalgene skal være bindeledd mellom borettslagets styre og beboerne i vedkommende boområde. De skal på selvstendig grunnlag iverksette tiltak, sørge for aktiviteter og utøve handlinger som bidrar til et godt bomiljø for alle grupper av beboere med vekt på trivsel, trygghet, samhørighet og gode naboforhold.

Krav til informasjon

Naboutvalgene må holdes løpende orientert om alle forhold som berører beboerne og for øvrig få tilgang til den informasjon de har behov for i utøvelsen av sine oppgaver.

Tiltak/virkemidler

Naboutvalgene skal løpende holdes orientert om styrets arbeid ved å få tilsendt kopier av styrets møteprotokoller. Denne informasjonen følges opp ved at styremedlem fra vedkommende boområde deltar i naboutvalgenes møter.

Dialog med styret opprettholdes gjennom regelmessige fellesmøter hvor partene gis gjensidig mulighet til å ta spørsmål opp til drøfting.

Forhold av særlig betydning for beboere i ett eller flere boområder meddeles særskilt til vedkommende naboutvalg. Naboutvalgene holdes orientert om planer om tiltak/aktiviteter som i vesentlig grad berører de enkelte boområder. Borettslagets virksomhets-/aktivitetsplaner distribueres til naboutvalgene.

Naboutvalgene konsulteres i utredningssaker i tilknytning til tiltak/oppgaver hvor beboerinteressene berøres i vesentlig grad.

All vesentlig informasjon til naboutvalgene gis eller bekreftes skriftlig.

Naboutvalgene plikter selv å holde seg orientert om den informasjon borettslaget gjør alminnelig kjent gjennom ulike medium som for eksempel Rislappen, TVRisvollan, rundskriv mv.

Andelseiere

Gjennom adkomstdokumentene og husleiekontrakten er andelseierne tildelt rettigheter og plikter i forhold til borettslaget. Andelseierne er på den ene side forvalter av sine individuelle rettigheter og plikter mens de på den annen side er del av det kollektiv som forvalter andelseiernes felles interesser.

Krav til informasjon

Andelseierne skal gis den rettighetsinformasjon de har krav på i henhold til borettslagsloven og vedtektene. Ut over dette skal de gis informasjon som gir innsikt i borettslagets virksomhet, og som stimulerer den enkelte andelseier til å ta aktivt og konstruktivt del i det fellesskap de som andelseiere er en del av.

Tiltak/virkemidler

Rettighetsinformasjon utformes på en slik måte at den er forståelig for de fleste og inneholder de opplysninger som er nødvendig i saker andelseierne skal ta stilling til.

Uformell informasjon gis gjennom de medium som anses hensiktsmessig i det enkelte tilfelle, herunder Rislappen, TVRisvollan, rundskriv eller informasjonsmøter.

Beboere

Beboernes hovedinteresse antas å være at deres bolig er et hjem i et bomiljø preget av trivsel og trygghet, identitet og tilhørighet, og hvor beboerinteressene ivaretas på en måte som imøtekommer den enkeltes behov.

Krav til informasjon

Informasjonsvirksomheten skal tilrettelegges slik at den stimulerer bomiljøet ved å underbygge trivsel og trygghet, identitet og tilhørighet for beboerne.

Beboerne skal som hovedregel gjøres kjent med alle vesentlige forhold som har betydning for den enkeltes boforhold.

Den informasjon som gis skal være aktuell og ha en form og et innhold som gjør budskapet lettfattelig for de fleste.

Informasjon skal gjøres tilgjengelig på en slik måte at beboerne kan søke ønsket informasjon på tidspunkt som passer best for den enkelte.

2-veis kommunikasjon med beboerne skal tilrettelegges slik at den sikrer alminnelige krav til respons.

Tiltak/virkemidler

TVRisvollan, Rislappen og borettslagets hjemmeside på Internett videreutvikles og tilpasses informasjonsbehovet og den aktuelle teknologi til enhver tid.

Intranettløsning utvikles etter utbygging av intern bredbånd infrastruktur i borettslaget.

Systemer og rutiner/prosedyrer i borettslagets administrasjon skal ivareta alminnelige krav til respons på henvendelser fra beboere.

Ansatte

De ansatte skal utføre alle oppgaver knyttet til borettslagets løpende virksomhet og gjennomføre de tiltak som følger av beslutninger borettslagets ledelse og overordnede organer har fattet.

Krav til informasjon

Alle ansatte skal ha tilgang på den informasjon som er nødvendig for at den enkelte skal kunne utføre sine oppgaver på en hensiktsmessig måte.

Ansatte skal informeres om og gjøres kjent med regelverk, arbeidsmetoder og prosedyrer mv. som er nødvendig for å sikre et tilfredstillende arbeidsmiljø og unngå skader.

Ansatte skal ha tilgang til all relevant informasjon om borettslagets virksomhet og derigjennom oppnå en opplevelse av Risvollan Borettslag som en god og meningsfull arbeidsplass samt motiveres til å yte en best mulig innsats for borettslaget.

Tiltak/virkemidler

Organisering, systemer og rutiner/prosedyrer skal til enhver tid tilrettelegges på en slik måte at kravet til saksinformasjon er oppfylt.

Alminnelige krav til HMS-arbeidet skal være oppfylt til enhver tid.

Borettslaget skal oppfylle sin opplysningsplikt som bestemt i tariffavtale og lovgivning.

Medarbeidersamtaler, personalmøter, sirkulasjonspermer, oppslagstavler mv. skal sikre god kommunikasjon med de ansatte, og at de får sitt samlede informasjonsbehov dekket.

Samarbeidspartnere og samfunnet forøvrig

Borettslaget skal tiltrekke seg de samarbeidspartnere som på en best mulig måte ivaretar borettslagets interesser samtidig som forholdene legges til rette for de skal være i stand til dette.

Samfunnet for øvrig skal oppfatte Risvollan Borettslag som en veldrevet, profesjonell og seriøs organisasjon og et attraktivt boområde.

Krav til informasjon

Generell og direkte informasjon skal ha en form og et innhold som bidrar til at Risvollan Borettslag oppfattes som en interessant, attraktiv og seriøs samarbeidspartner/oppdragsgiver.

Informasjon til allmennheten skal tilrettelegges slik at den gir en positiv profilering av borettslaget.

Tiltak/virkemidler

Gjennom opptreden i forhold til omgivelsene skal man sikre seg positive ambassadører utenfor borettslaget.

Etablering av godt samarbeid med pressen og løpende presentasjon av nyheter av allmenn interesse skal ha som siktemål å skape positiv omtale av borettslaget.

Offentlig tilgjengelige publikasjoner som årsoppgjør, Rislappen mv. skal gis en form og et innhold som underbygger en positiv oppfatning av borettslaget.

Borettslagets hjemmeside på Internett videreutvikles og holdes ved like.

Systemer og rutiner/prosedyrer knyttet til anbuds-/tilbudsinnhenting og kontraktsinngåelser skal sikre at leverandører får tilgang til all relevant informasjon og derigjennom sikre best mulig leveranser til borettslaget.

Det må stilles til rådighet nødvendige ressurser og kompetanse.

Hussøkere

Hussøkere skal oppfatte Risvollan Borettslag som et attraktivt boområde.

Krav til informasjon

Ved siden av den allment tilgjengelig informasjon skal hussøkende sikres tilgang til all relevant informasjon om borettslaget, herunder informasjon om økonomi, infrastruktur, bomiljø, organisasjon, rettigheter og plikter mv.

Tiltak/virkemidler

Utvikling av godt samarbeid med eiendomsmeglere.

Utarbeidelse av informasjonsbrosjyre om borettslaget.

Legge vekt på god kommunikasjon med selger og kjøper.

Kommunikasjonsmidler

Infohåndboken

Formålet med Infohåndboken er å gi en samlet fremstilling av rettigheter og plikter til beboerne og laget, og søke å dekke de fleste behov i den formelle relasjon mellom dem. Det skal være en Informasjonshåndbok pr leilighet. Denne oppdateres ved at borettslaget distribuerer nye versjoner av kapitler og avsnitt. Den enkelte beboer har selv ansvar for å holde den oppdatert til en hver tid.

Årsoppgjøret

Formålet er å gi beboerne den rettighetsinformasjon de har krav på. Årsoppgjøret distribueres til alle andelseierne i god tid før lagets ordinære generalforsamling. Årsoppgjøret skal dessuten nyttes som ekstern info og vil derigjennom være en del av borettslagets ansikt utad. Den inneholder årsregnskap, styrets beretning, budsjett etc.

Rislappen

Rislappen er beboernes eget blad med primær hensikt å skape trivsel og identitet. Formålet er å bringe ut informasjon av ulik art som kan ha interesse for beboerne. Det være seg reportasjer og innlegg. Videre bringe ut informasjon om aktuelle saker fra administrasjonen, styret og andre organer. Rislappen bør utgis med minimum seks nummer pr. år. Redaksjonen skal være uavhengig og vil redigere stoffet på fritt grunnlag. Rislappen legges også ut på borettlagets websider.

TVRisvollan

Borettslaget har konsesjon fra Statens Medieforvaltning for drift av lokalfjernsyn i kabelnettet. TVRisvollan skal være borettslagets egen tv-kanal. Formålet er å gi beboerne ulike typer informasjon som kan bidra til engasjement og økt sosial trygghet og trivsel. Tekst-TV og plakatsløyfe skal formidle aktuell informasjon av betydning og interesse for beboerne. I tillegg skal det også være et tilbud til beboerne for formidling av informasjon. Tekst-TV og plakatsløyfe skal utfylle hverandre og imøtekomme beboernes ulike behov for søking av innformasjon. Gjennom programutvikling skal TV Risvollan være et levende medium som skaper engasjement og økt trivsel og identitet blant beboerne.

Internett

Borettslaget har etablert eget nettsted på internett. Formålet er å kunne gi informasjon av ulik karakter til et bredt publikum også utenfor borettslaget. Den primære informasjonen på nettstedet er en beskrivelse av borettslaget og nærmiljøet. Aktuelle nyheter samt Rislappen, styrets årsmelding, årsoppgjør m.v. legges ut her.

Hjemmesidene bidrar til å gi borettslaget en permanent ekstern profilering og derigjennom fremme lagets langsiktige interesser.

Eksterne medier

Borettslaget bør ta sikte på å utvikle et godt samarbeid med eksterne medier og medvirke til et positivt og riktig bilde av borettslaget.

Organisering og ressurser

Styre har det overordnede ansvar for all utadrettet informasjonsvirksomhet i borettslaget.

Borettslaget skal ha en felles redaksjon for de faste mediene som omfatter TVRisvollan, Rislappen og borettslagets Web-sider.

Redaksjonen skal ha en redaksjonell fri og uavhengig stilling og etterleve bestemmelsene i redaktørplakaten.

Redaksjonen med tilhørende medier skal være en arena for frivillig engasjement. For å stimulere dette engasjementet skal redaksjonen tilføres nødvendige ressurser, herunder også i form av lønnet medarbeider.

Redaksjonen skal ha som målsetting å sikre inntekter til sin virksomhet og herigjennom dekke sine kostnader.

Daglig leder skal være ansvarlig overfor styret for informasjonsarbeidet knyttet til borettslagets drift. Daglig leder har herunder et selvstendig ansvar for å formidle nødvendig informasjon til styret og øvrige tillitsvalgte organer. Daglig leder skal påse at ulike informasjonskanaler og media holdes oppdatert, og at rettighetsinformasjon gjøres tilgjengelig for rettighetshaver.

For å sikre en best mulig identifisering av informasjon til beboerne knyttet til den løpende drift, skal daglig leder sørge for et nært samarbeid med redaksjonen, slik at denne har tilstrekkelig innsikt i de løpende aktiviteter, og gjennom dette bistå med vurdering av informasjonsbehovet. I samarbeid med redaksjonen skal daglig leder sørge for en hensiktsmessig formidling av informasjon.

Konsekvenser av informasjonsstrategien

Det må være en forståelse for nødvendigheten av en informasjonsstrategi. Det vil være påkrevd med en omforent aksept for mål, krav til informasjon og tiltak/virkemidler hos styre, øvrige tillitsvalgte, administrativ ledelse og ansatte.

Det må avsettes tilstrekkelige ressurser for å få informasjonsstrategien funksjonell.

Evaluering

For å sikre at ressursbruken tjener hensikten og oppfyller uttalte resultatmål bør aktiviteten evalueres med jevne mellomrom.

– Det bør kunne kartlegges om informasjonen som gis, når frem til målgruppene.

– Det bør kunne gjennomføres en analyse på kvantitativt nivå, da gjerne gjennom spørreundersøkelser blant brukerne.

 



Publisert: 1. September 2014