5.1 Instruks for Naboutvalg


 Vedtatt av generalforsamling 6. juni 1989. Siste endring 29. april 2013.

1. Naboutvalget skal være kontaktledd mellom styret og beboerne på vedkommende område. I saker som utelukkende gjelder vedkommende område har naboutvalget generell fullmakt til å ta initiativ og treffe beslutninger, så lenge dette ikke er i strid med lov, vedtekter eller regler og retningslinjer fastsatt av borettslagets generalforsamling eller styre. Styret kan delegere oppgaver til naboutvalgene i forståelse med disse. Naboutvalget skal dessuten utøve de oppgaver som er nevnt i denne instruks.

2. Naboutvalget skal ha 3-5 medlemmer som velges av allmøte for to år etter innstilling fra naboutvalget eller valgkomite oppnevnt av allmøte. Valgperioden på 2 år kan fravikes for å oppnå at ikke alle medlemmene velges for samme periode. Naboutvalgets leder velges særskilt. Naboutvalget velger selv sin nestleder, sekretær og kasserer.

3. Naboutvalget skal avholde 8 – 10 møter pr. år. Møter innkalles av naboutvalgets leder.

Følgende faste saker skal behandles i hvert møte:

1. Protokoll fra forrige møte behandles og underskrives

2. Oppsummering av hva som har skjedd siden forrige møte

3 Informasjon fra styret – ta stilling til hva som skal videreformidles til beboerne

4 Saker fra beboerne

5 Regnskap for ulike aktiviteter – i forhold til budsjett

6 Gjennomgang av forestående aktiviteter med ansvarsfordeling og budsjett

4. Styremedlem og varamedlem i styret fra området kan innkalles til naboutvalgets møter etter behov. Disse representantene har ellers rett til å møte i naboutvalget og gi sin mening til kjenne. Medlem eller varamedlem av borettslagets styre kan ikke samtidig velges til leder i naboutvalget.

5. Det skal føres protokoll fra møtene i naboutvalgene. Utskrift av naboutvalgets protokoll sendes til borettslagets styre innen 1 uke etter avholdt møte.

Andelseier har innsynsrett i naboutvalgets møteprotokoll bortsett fra i saker som er av privat karakter og er taushetsbelagt.

6. Naboutvalget skal utarbeide årsplan og budsjett for det kommende år som skal legges fram for allmøte til drøfting.

Naboutvalget skal utarbeide årsmelding samt årsregnskap i hht. Instruks for utvalgsregnskap. Årsmelding og årsregnskap legges fram for allmøte til godkjenning.

Alle møtegodkjente dokumenter skal oversendes styret i borettslaget i løpet av to uker etter avholdt allmøte.

7. Naboutvalget kan få stilt midler til disposisjon fra generalforsamlingen eller styret. Slike midler skal benyttes innen de rammer som styret bestemmer. Naboutvalget skal føre regnskap i samsvar med «Instruks for utvalgsregnskap» fastsatt av styret, jfr. pkt. 5.16 i Informasjonshåndboken. Det skal avlegges regnskap for alle aktiviteter som gjennomføres og for alle midler naboutvalget rår over. Regnskapsplikten omfatter dog ikke midler til miljømessige tiltak som føres direkte i borettslagets regnskap. Utvalgsregnskapene skal revideres av borettslagets revisor.

8. Tvistesaker blant beboerne bør om mulig avgjøres av beboerne selv. Klager skal sendes skriftlig til naboutvalget, muntlige klager vil ikke bli behandlet. Naboutvalget har som hovedoppgave i slike saker å søke enighet mellom partene gjennom megling. Dersom enighet ikke oppnås, skal naboutvalget avgi uttalelse til styret med anbefaling om videre forføyning. Det henvises til «Retningslinjer for behandling av naboklager».

9. Naboutvalget skal ha som hovedoppgave å bidra til et godt bomiljø gjennom planlegging og gjennomføring av sosiale aktiviteter. Det skal for hvert kalenderår utarbeides en aktivitetsplan med tilhørende budsjett som skal behandles i allmøte.

10. Naboutvalget har ansvar for innkalling til dugnad for å gjennomføre opprydding, vedlikehold og fornyelse av felles beplantning og annet arbeid på fellesarealer. Vedlikehold av lekeutstyr og tilsvarende anlegg skal i samarbeid med borettslaget holdes i forskriftsmessig stand, der borettslaget har ansvaret for sikkerheten.

11. Naboutvalget skal minst en gang hvert år innkalle til allmøte blant beboerne på området. Allmøtet kan bare innkalles av naboutvalget. Naboutvalget skal innkalle til allmøte dersom styret, et flertall av naboutvalgets medlemmer eller minst 1/10 av andelseierne på området skriftlig krever det.

Allmøte skal innkalles med minst 8 dagers varsel, og de saker som skal behandles, skal være nevnt i innkallingen. Kortere innkallingsfrist kan benyttes for behandling av enkeltsaker hvor rask avklaring kreves.

Allmøtet ledes av naboutvalgets leder dersom allmøtet ikke bestemmer noe annet.

Et allmøte (årsmøtet) skal avholdes innen utløpet av februar hvor følgende saker skal behandles:

– Årsmelding og regnskap for foregående år

– Aktivitetsplan for året

– Budsjett for året

– Valg av medlemmer til naboutvalg og eventuell valgkomite

Det skal føres protokoll fra allmøter. Protokollen skal undertegnes av møteleder og 2 personer oppnevnt av allmøtet. Utskrift av protokoll skal forelegges borettslagets styre innen 2 uker etter avholdt allmøte.

12. Naboutvalget skal fremme forslag til representanter i borettslagets organer etter anvisning fra valgkomite og styre. Forslag til slike representanter bør fortrinnsvis være behandlet på allmøte.

13. Naboutvalgenes ledere utgjør sammen et kontaktutvalg. Dersom leder er forhindret fra å møte kan andre medlemmer av naboutvalget møte i dennes sted. Medlem eller varamedlem til borettslagets styre kan dog ikke møte i kontaktutvalget som representanter for det enkelte naboutvalg. Kontaktutvalget kan også innkalle andre møtedeltakere, men uten at disse gis stemmerett.

Utvalget velger selv sin leder.

Konstituerende møte innkalles av siste periodes leder. Første gangs konstituerende møte innkalles av naboutvalgsleder på A-feltet.

Utvalget skal avholde minst 4 møter pr. år og drøfte saker av felles interesse.

Utvalget skal føre dialog med borettslagets styre og administrasjon og fremme de saker/forslag som kontaktutvalget ønsker fremlagt for eller drøftet med styret

 



Publisert: 1. September 2014