5.16 Instruks for utvalgsregnskap


Vedtatt av styret 10.02.2000 med senere endringer. Siste endring 04.05.2017.

1        Hvem instruksen gjelder for

Denne instruks gjelder for føring, rapportering og kontroll av naboutvalgsregnskap for felt A, B, C, D, E, F, G, H1-15, H2-20 og Høyblokka. Instruksen gjelder også for andre utvalg innen borettslaget som forvalter tilskudd fra styret eller generalforsamlingen, bl.a. Risvollandagan og TV Risvollan.

I det følgende benyttes regnskapsenheter som fellesbetegnelse på de utvalg som omfattes av denne instruks.

2        Generelle bestemmelser

2.1       Valg av kasserer

Regnskapsenhetene velger selv sin kasserer. Kassererens oppgave er å forvalte regnskapsenhetens likvider i overensstemmelse med de beslutninger som fattes av regnskapsenhetens styre. Hvis mulig, bør det velges en kasserer som har tidligere erfaring med regnskapsføring.

2.2       Instruksen

Kassereren og regnskapsenhetens styre må sette seg inn i denne instruks. Dersom det oppstår forhold som ikke omfattes av instruksen, eller det på annen måte skulle være tvil om behandlingen av et regnskapsspørsmål, kan regnskapsenheten henvende seg til borettslagets forretningsfører som – hvis påkrevd – tar spørsmålet videre opp med borettslagets styre eller revisor.

3        Føring, kontroll og rapportering

3.1       Regnskapsperiode

Regnskapsperioden følger kalenderåret.

3.2       Omfang

Regnskapsplikten er absolutt. Dette innebærer at det skal avlegges regnskap for alle aktiviteter som gjennomføres og for alle midler regnskapsenheten rår over. Regnskapsplikten omfatter dog ikke midler borettslaget bevilger til fysiske miljømessige tiltak, dersom disse disponeres over særskilt konto i borettslagets regnskap. I de tilfeller naboutvalget legger ut for innvilgede miljømessige tiltak, må bilag journalføres og nummereres på vanlig måte.

Eventuell tvil om regnskapspliktens omfang, avklares med borettslagets administrasjon.

3.3       Bank

Ny kasserer henvender seg til administrasjonen for å få tilgang til bankkonto samt for bestilling av bankkort. Alle borettslagets bankkonti tilhører Risvollan Borettslag og er underlagt styrets kontroll.

3.4       Journalføring av inn- og utbetalinger

Kasserer tar hånd om alle inn- og utbetalinger på vegne av regnskapsenheten.

Kasserer skal løpende føre alle transaksjoner inn i en journal med kolonner for bilagsdato, bilagsnummer, tekst og debet- og kreditkolonne. I tekstfeltet skal gis en kort beskrivelse av hva transaksjonen gjelder.

Journalen åpnes med saldo på innestående beløp på bankkonto pr. 01.01. Inngående saldo føres i debetkolonnen. Innbetalinger føres i debetkolonnen og utbetalinger føres i kreditkolonnen. Bokføringen skal foretas så ordentlig og oversiktlig som mulig.

Bilagene nummereres og føres fortløpende. Som bilag gjelder både originalbilag og elektroniske bilag. Utgiftsbilag skal inneholde kvittering for mottatt betaling, og det skal klart fremgå av bilaget hvem som har mottatt pengene. Alle bilag skal være attestert av enhetsleder. Bilagene skal oppbevares på forsvarlig måte. Eksempelvis i ringperm i nummerert rekkefølge.

Journalen avstemmes årlig mot innestående på bankkonto i hht. kontoutskrift. Beholdningen pr. 31.12 føres opp som inngående beholdning for neste år.

Det anbefales at journalen føres i hht. vedlagte eksempel.

3.5       Kontroll og regnskapsføring

Umiddelbart etter utløpet av regnskapsåret leveres avstemt journal og bilag inn til borettslagets administrasjon som foretar kontering og føring i regnskap for hver enkelt regnskapsenhet. Administrasjonen foretar en enkel kontroll mht. om formelle krav er oppfylt, herunder hvorvidt det foreligger utbetalinger som er innberetnings- og avgiftspliktige.

Det foretas regnskapsavslutning med resultat- og balanseoppstilling.

Avsluttet regnskap behandles av vedkommende enhetsstyre. Enhetsleder og kasserer signerer regnskapet hvor følgende erklæring skal inntas:

”Alle kjente inntekter og utgifter er medtatt i regnskapet.”

Regnskapet med komplett journal og samtlige bilag, legges deretter frem for borettslagets styre til godkjenning. Deretter legges det godkjente regnskap frem for allmøte.

4        Ansvarsforhold

Naboutvalg og andre utvalg m.v. som forvalter midler eller verdier tilhørende Risvollan Borettslag, er ansvarlig for at disponeringen skjer innenfor rammer fastsatt eller godkjent av styret (f.eks. budsjett, instruks etc.). Misligheter eller disponeringer utover disse rammer kan medføre erstatningsansvar.

5        Utbetaling av midler

Utbetaling av velferdsmidler m.v. til regnskapsenhetene for neste regnskapsperiode, er betinget av at regnskap for forrige periode er innlevert og godkjent.

 



Publisert: 1. September 2014