5.13 Retningslinjer for behandling av naboklager


 Vedtatt av styret 17.12.1998 med senere endringer. Siste endring 22.09.2005.

1. Hensikten med retningslinjene

Iflg. pkt. 6 i «Instruks for naboutvalg» skal naboklager i første omgang behandles av naboutvalgene. Med mange naboutvalg med årlig utskifting av medlemmer vurderes det som hensiktsmessig å ha et skriftlig regelverk å støtte seg til. Dette vil bidra til en mest mulig lik behandling av slike saker i de ulike deler av borettslaget. Retningslinjene skal videre bidra til at naboklager blir behandlet på en rettferdig måte, og at alle parters interesser blir ivaretatt på en tilfredsstillende måte.

2. Klage

Klage skal leveres skriftlig til naboutvalget for det boområde klagen gjelder. Til formålet er det utarbeidet et klagemeldingsskjema som skal benyttes. Skjema fås ved henvendelse til borettslagets kontor.

3. Naboutvalgets behandling

Naboutvalget skal uten ugrunnet opphold gi skriftlig tilbakemelding til klager om at klagen er mottatt og om når klagen forventes behandlet av naboutvalget.

I sin første behandling tar naboutvalget stilling til om det er grunnlag for videre behandling av klagen eller om den skal avvises på grunnlag av foreliggende opplysninger. Dersom naboutvalget kommer til at klagen skal avvises, gis det tilbakemelding til klager om dette. Dersom det er grunnlag for videre behandling, oppnevner naboutvalget 2 eller flere personer som får i oppgave å oppsøke berørte parter og innhente partenes synspunkter.

På grunnlag av foreliggende opplysninger tar naboutvalget stilling til

a) om det er grunnlag om å avvise klagen. I så fall gis tilbakemelding til klager om dette.

b) om det er grunnlag for forsoning mellom partene. I så fall oppnevner naboutvalget 2 eller flere personer som får i oppgave å sammenkalle partene til et møte og drøfte saken i fellesskap. Dersom partene ikke umiddelbart blir enige, men saken vurderes å være av en slik art at videre forhandlinger kan føre til enighet/forsoning, kan man anbefale partene å søke bistand hos Konfliktrådet.

c) om forholdet er av en slik graverende art at det er grunnlag for å fremsette salgspålegg. Borettslagets administrasjon kan bistå i forbindelse med slik vurdering. I slike tilfeller sendes saken over til styret for videre forføyning.

4. Gjentagne klager

En gjentakelse av et påklaget forhold, vil normalt vurderes som en skjerping av forholdet.

Ved gjentagne klager vil naboutvalgets behandling være betinget av behandling av tidligere klage:

a) Dersom klagen tidligere er avvist, vurderer naboutvalget på nytt om det er grunnlag for videre behandling eller om klagen på nytt skal avvises. I sistnevnte tilfelle bør klager gjøres særskilt oppmerksom på at naboutvalget vurderer klageforholdet som grunnløst, og at ytterligere klager ikke vil bli imøtekommet.

b) Dersom det tidligere har kommet til forsoning mellom partene, bør naboutvalget foreta tilsvarende vurderinger/avveininger som under den tidligere behandling. I slike tilfeller vil det normalt være et mindre gunstig klima for enighet/forsoning, slik at naboutvalget i de fleste tilfeller vil måtte ta stilling til reaksjonsform.

c) Dersom saken tidligere har vært oversendt til styret for videre forføyning, oversendes kopi av fornyet klage til borettslagets administrasjon.

5. Krav til naboutvalgenes saksbehandling

Naboutvalgenes troverdighet og autoritet vil være avhengig av naboutvalgenes evne til å opprettholde en nøytral holdning til de klagesaker de behandler. De må derfor være påpasselige med ikke å opptre partisk selv om man ofte vil føle sympati for den ene part. Følelsene må derfor ikke få anledning til å styre prosessen. Naboutvalgene må i denne sammenheng være særlig påpasselig med å la alle parters syn komme til uttrykk. Med nærhet til berørte parter må habilitetsproblematikken vurderes nøye.

Klagesaker innebærer behandling av personlige opplysninger, ofte av svært følsom karakter. Kravet til rettssikkerhet i vårt samfunn er grunnfestet, og naboutvalgenes medlemmer må derfor være spesielt påpasselige med å overholde taushetsplikten i slike saker.

Klagesaker vil i siste instans kunne ende opp med domstolsbehandling. Utfallet av en domstolsbehandling vil være avhengig av borettslagets evne til å føre bevis for sine påstander siden det er borettslaget som i slike tilfeller vil ha bevisbyrden. Når klagesaker oversendes til styret, må det derfor stilles krav til dokumentasjon. Dette vil i praksis innebære:

a) skriftlig dokumentasjon i form av

– mottatte klager

– møtereferater fra naboutvalgenes behandling av klagesakene

– kopier av advarsler

– kopier av øvrig korrespondanse

b) at naboutvalgene forsikrer seg om at klager(e) og påberopte vitner er villige til å vitne under en domstolsbehandling.

Svikt på dette punkt kan føre til at borettslaget ikke får rettens medhold i en utkastelsessak selv om man forøvrig har en god sak.

6. Styrets behandling

Styret vil behandle klagesaker på grunnlag av forutgående behandling i naboutvalgene og saksbehandling i borettslagets administrasjon. Administrasjonen skal i sin behandling påse at det foreligger tilstrekkelig grunnlag for styret til å behandle saken og vil i gitte tilfeller ha behov for å innhente tilleggsinformasjon fra naboutvalgene.

Styret vil primært vurdere om det foreligger grunnlag for å fremsette salgspålegg. Dersom styret kommer til at slikt grunnlag ikke foreligger, vil styret på grunnlag av sine vurderinger kunne konkludere med:

a) at det ikke er grunnlag for sanksjoner mot den klagen retter seg mot, og meddele naboutvalget om dette.

b) at det vil være formålstjenlig å meddele vedkommende en ytterligere advarsel for å understreke alvoret i saken.

c) at man vil overprøve naboutvalgets behandling og sørge for fornyet behandling.

Krav til nøytralitet og saklighet, habilitet og overholdelse av taushetsplikt, som beskrevet i tilknytning til pkt. 5 ovenfor, gjelder tilsvarende for borettslagets styre og administrasjon.

 Klagemeldingsskjema

 



Publisert: 1. September 2014