5.12 Retningslinjer for meldinger til borettslaget


 Vedtatt av styret 13.08.1997.

1. Hensikten med rutinen

I mange tilfeller har beboerne, herunder også naboutvalgene, behov for å meddele seg til borettslaget om forhold det ikke er etablert spesielle rutiner for. Eksempelvis kan dette være forhold knyttet til skader, feil eller mangler som det vil være borettslagets ansvar å gjøre noe med, herunder skade på vinduer, vannlekkasjer, feil med varmeanlegget osv. I denne sammenheng er det i alle parters interesse at det er etablert rutiner som sikrer at:

– meldingen faktisk når fram til borettslagets administrasjon

– meldingen blir forsvarlig registrert

– meldingen når fram til ansvarlig person

– meldingen er korrekt gjengitt når den når fram til ansvarlig person

– meldingen blir fulgt opp fra borettslagets side

– det blir gitt tilbakemelding til den som har gitt meldingen

2. Meldingens form

Meldingen skal være skriftlig og gitt på meldingsblankett utarbeidet for formålet. Ut over det antall blanketter som distribueres sammen med retningslinjene, kan nye blanketter rekvireres fra borettslagets kontor.

3. Innlevering

Meldingen skal enten sendes pr. post, pr. telefaks (73 96 52 50) eller leveres direkte til borettslagets kontor.

4. Registrering

Mottatte meldinger skal journalføres av borettslaget i særskilt journal med angivelse av:

– når meldingen ble mottatt

– hvem som har gitt meldingen

– stikkordsmessig beskrivelse av meldingens innhold

– hvem meldingen er distribuert til

5. Tilbakemelding

Den som er ansvarlig for oppfølging av meldt forhold, skal gi tilbakemelding på kopi av meldingsblanketten, eventuelt på vedlegg til denne. Tilbakemeldingen skal normalt inneholde opplysninger om hvilke tiltak borettslaget vil gjennomføre/har gjennomført i sakens anledning og når beskrevet tiltak vil bli/ble gjennomført. Dersom det forhold som er tatt opp, er andelseiers eget ansvar og ikke borettslagets, skal tilbakemeldingen inneholde opplysninger om dette.

Dato for tilbakemelding skal ajourføres i journalen.

Melding til Risvollan Borettslag

Avsender: ____________________________________ Dato: _______

Gateadr.: ____________________________________ Etasje: _____ Leil.nr.: _______

Tlf. priv.: ______________ Tlf. arb.: ______________ Tlf. mob.: ______________

E-post: __________________________________________________________________

Meldingen gjelder:

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Dersom oppdraget nødvendiggjør innlåsing, gis fullmakt til innlåsing (kryss av): Ja



Publisert: 1. September 2014