5.17 Styreinstruks


 Vedtatt av styret 10.05.2001 med senere endringer. Siste endring 22.09.2005.

1. Bakgrunn

Risvollan Borettslag er et borettslag organisert i henhold til borettsloven av 4. februar 1960 nr. 2. I henhold til vedtektenes § 8 skal laget ha et styre bestående av en leder og 6 andre medlemmer valgt av generalforsamlingen. Formålet med styrets arbeid er i henhold til borettslagslovens § 8-8 å lede virksomheten i samsvar med lov, vedtekter og vedtak i generalforsamlingen. Styret kan treffe enhver beslutninger som ikke i lov eller vedtekter er lagt til andre organer. Styret ansetter forretningsfører og andre funksjonærer og gir instruks for disse, fastsetter deres lønn og fører tilsyn med at de oppfører sine plikter.

Styrets formål og arbeid rettes derfor mot følgende hovedoppgave:

– Organiseringsoppgaver

– Kontrolloppgaver

– Egne oppgaver

Instruksen har således til formål å sikre at styret ivaretar sine forvaltningsoppgaver etter de nevnte grunnleggende reglene på en forsvarlig måte. Som sådan vil instruksen sikre at styrets medlemmer er samstemte med hensyn til styrearbeidets form, innholdet og gjennomføring og for forståelsen av de ulike roller.

2. Struktur på styrearbeidet

Styret skal hver år utarbeide en arbeidsplan for sin virksomhet som skal vedtas på første styremøte etter ordinær generalforsamling for perioden 01.05 – 30.04 påfølgende år. Årsplan skal være tilpasset borettslagets størrelse og organisasjon til enhver tid. Årsplanen skal bygge på styrets hovedoppgaver og dekning av disse. Årsplan og utarbeidelse av denne skal skje i samarbeid med daglig leder.

Styrets leder og daglig leder utarbeider forslag til årsplan som behandles og fastsettes som foran angitt.

3. Hovedstruktur på styremøte

3.1 Dagsorden

Dagsorden for styremøtene skal som hovedregel fastsette i henhold til nedenstående oppstilling:

Referatsaker

– Protokoll fra siste styremøte (godkjennes)

– Protokoll fra representantskapets møter

– Protokoll fra borettslagets generalforsamlinger

– Protokoll fra styremøter i selskaper hvor borettslaget har vesentlig eierinteresse

– Protokoll fra generalforsamlinger i selskaper hvor borettslaget har vesentlig eierinteresse

– Referat fra møter i naboutvalgene

– Referat fra møter i andre råd og utvalg

– Andre saker som styrets leder og/eller daglig leder finner det formålstjenlig å orientere om

Øvrige saker – vedtakssaker

– Konstitueringssaker

– Konstituering av styret – valg av nestleder og eventuelt sekretær

– Oppnevning av representanter til råd og utvalg

– Planlegging

– Mål- og strategiplan

– Virksomhetsplan

– Budsjett

– Oppfølging

– Daglig leders kvartalsrapportering

– Oppfølging av egne vedtak

– Oppfølging av generalforsamlingsvedtak

– Oppfølging av vedtak fattet av representantskapet

– Behandle årsoppgjøret (styrets årsmelding og årsregnskapet)

– Ta stilling i saker som ligger utenfor daglig leders myndighetsområde eller hvor daglig leder har anmodet om styrets stillingstaking

– Behandle saker som styret selv har initiert

– Egne saksbehandlingssaker

– Styrets bidrag til styrets årsmelding

– Forberedelse til generalforsamlinger og møter med andre organer

– Besvare spørsmål fra revisor, representantskap og andre

– Evalueringssaker

– Styrets egenevaluering

– Evaluering av forholdet til daglig leder

Referatsaker hvor det er utsendt skriftlig dokumentasjon før møtet, behandles under ett.

Dersom det kreves realitetsbehandling av noe forhold i tilknytning til referatsaker, skal dette tas opp som tilleggssak i møtet, eventuelt som sak i senere møte.

3.2 Undersøkelser og redegjørelser

Hvert enkelt styremedlem kan kreve at det iverksettes undersøkelser eller at daglig leder skal redegjøre for bestemte saker. Styret beslutter om, og i hvilket omfang, undersøkelser skal gjennomføres.

3.3 Innkalling til og ledelse av styremøte

Styremøte skal holdes så ofte som ledelsen og kontrollen av lagets anliggender tilsier det. Styret skal sammenkalles av lederen. Krever et styremedlem eller daglig leder at det skal avholdes styremøte, skal lederen uten opphold etterkomme kravet. Styremøtet ledes av lederen. Er lederen ikke tilstede, og det ikke er valgt nestleder eller nestleder ikke er tilstede, velger styret en møteleder.

Saksliste for styremøtet settes opp av styrets leder og daglig leder i fellesskap. Saker som styremedlem krever behandlet, skal fortrinnsvis meddeles styrets leder innen 14 dager før styremøtet.

Innkalling med saksframlegg skal – hvis mulig – være styret i hende senest en uke før styremøtet.

3.4 Styrebehandling/møteform

Styret skal behandle saker i møte med mindre styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte, for eksempel i telefonmøte. Daglig leder eller styremedlem kan imidlertid kreve at angjeldende sak behandles i møte. Årsregnskap og styrets årsmelding skal alltid behandles i møte.

3.5 Deltakelse på styremøte

Det skal legges til rette slik at alle faste medlemmer av styret gis anledning til å møte. Når møteplan er fastsatt i begynnelsen av styreperioden og innkalling har skjedd i henhold til pkt. 3.3 foran, anses dette kravet å være oppfylt. Daglig leder har rett og plikt til å delta i styrets behandling av saker og til å uttale seg. Styret kan unntaksvis utelukke daglig leder fra behandling av enkelte saker.

Styret kan innkalle andre funksjonærer i laget eller andre til å delta på styremøter i forbindelse med behandlingen av enkeltsaker. Etter anmodning fra daglig leder kan styrets leder også godkjenne at daglig leder innkaller andre funksjonærer i borettslaget som deltar for i samråd med daglig leder å redegjøre for enkeltsaker.

3.6 Beslutningsdyktighet og avgrensning av styrets myndighet

I henhold til vedtektenes § 8-3 (1) er styret beslutningsdyktig når minst halvparten av styrets medlemmer er tilstede. Vedtak kan treffes med mer enn halvparten av de avgitte stemmer. Står stemmene likt, gjør møtelederens stemme utslaget. De som stemmer for et vedtak som innebærer en endring, må likevel utgjøre minst en tredjedel av alle styremedlemmene. Med medlem forstås i denne sammenheng også personlig varamedlem som møter i stedet for det faste medlem.

I henhold til borettslagslovens § 8-9 kan ikke styret uten at generalforsamlingen med minst to tredjedeler av de avgitte stemmer har samtykket, fatte vedtak om:

1. ombygging, påbygging eller andre endringer av bebyggelsen eller tomten som etter forholdene i laget går ut over vanlig forvaltning og vedlikehold,

2. å øke tallet på andeler eller knytte andeler til boliger som tidligere har vært benyttet til utleie, jf borettslagslovens § 3-2 andre ledd,

3. salg eller kjøp av fast eiendom,

4. å ta opp lån som skal sikres med pant med prioritet foran innskuddene,

5. andre rettslige disposisjoner over fast eiendom som går ut over vanlig forvaltning,

6. andre tiltak som går ut over vanlig forvaltning, når tiltaket fører med seg økonomisk ansvar eller utlegg for laget på mer enn 5 prosent av de årlige felleskostnadene.

3.7 Protokoll

Det skal føres protokoll fra styrets møter.

Protokoll føres av den som styret utpeker, eventuelt ved særskilt valg av sekretær blant styrets medlemmer. Referent kan også være daglig leder eller annen funksjonær i borettslaget.

I henhold til styrets vedtak av 11.01.01 i sak 008/01 skal følgende gjelde for føring og behandling av styrets protokoller:

– Av overskriften skal det fremgå at protokollen gjelder styremøte i Risvollan Borettslag med angivelse av tid og sted for møtet.

– Deltakere skal oppgis.

– Styrets medlemmer

– Representanter for administrasjonen

– Observatører

– Merknader til innkalling og forslag til saksliste skal protokolleres.

– Det protokolleres hvorvidt styret i henhold til fremmøte, jfr. vedtektenes § 9, er å anse som vedtaksført.

– Vedtatt saksliste skal protokolleres.

– Protokollering av referatsaker:

– Referatsaker gis ikke ordinært saksnummer, men identifiseres alfabetisk (a-å).

– Innholdet i referatsaker skal som hovedregel ikke gjengis med mindre saken har allmenn interesse.

– Dersom orientering blir gitt muntlig, skal det fremgå hvem som redegjorde for saken.

– Det skal protokolleres om saken er tatt til underretning (bekreftelse på at styret har fått seg saken forelagt) eller etterretning (styret godkjenner / gir sin tilslutning).

– Protokollering av vedtakssaker:

– Vedtakssaker skal nummereres fortløpende innenfor kalenderåret. Saksnummeret angis med nr/årstall (2 siste siffer), eks. 005/01 (sak nr. 5 i år 2001).

– Det skal oppgis referanse til saksdokumenter og eventuelt tidligere behandling.

– Dersom saken behandles på grunnlag av muntlig redegjørelse, skal dette fremgå, samt hvem som redegjorde for saken.

– Det skal fremgå hva saken gjelder.

– Forslag til vedtak skal protokolleres.

– Normalt oppgis ikke hvem som fremsetter forslag til vedtak med mindre dette kreves.

– Dersom det under styrets behandling fremsettes alternative forslag, skal det protokolleres hvem som har fremsatt forslaget.

– Dersom det anses hensiktsmessig, skal det av forslaget fremgå tidsfrist og hvem som er ansvarlig for gjennomføring.

– Vedtak:

– Votering skjer som hovedregel ved håndsopprekning. Dersom votering skjer skriftlig, skal dette fremgå av protokollen.

– Protokolltilførsler:

– Protokolltilførsel skal fremlegges skriftlig, og protokolleres under den sak den gjelder. En protokolltilførsel skal som hovedregel knyttes til et vedtak og uttrykke dissens fra et eller flere styremedlemmer.

– Inhabilitet:

– Det enkelte styremedlem er selv ansvarlig for å vurdere sin egen habilitet i forhold til de saker styret behandler, og for å erklære seg inhabil.

– Erklært inhabilitet skal protokolleres.

– Godkjenning og underskrift:

– Utkast til protokoll sendes ut så snart det lar seg gjøre etter møtet, og godkjennes og signeres av deltakerne i neste styremøte.

– Oppbevaring:

– Styrets protokoller skal oppbevares på en betryggende måte på borettslagets kontor.

– Innsyn og fortrolighet:

– Styrets protokoller skal være åpen for innsyn. Personopplysninger og fortrolig informasjon anonymiseres derfor gjennom henvisning til aktuelle saksdokumenter.

3.8 Informasjon fra styremøtene

Styrets medlemmer har taushetsplikt og plikter å hindre at andre får tilgang til det han eller hun i forbindelse med tjenesten får vite om

a. noens personlige forhold eller tekniske innretninger

b. fremgangsmåte samt drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde hva gjelder hensynet til den opplysningen angår

Taushetsplikt gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten. Han eller hun kan heller ikke utnytte opplysninger som nevnt i dette punkt i egen virksomhet eller i tjeneste for andre. Styret kan ved flertallsvedtak pålegge taushetsplikt i enkeltsaker eller typer av saker.

Ansvar for å formidle informasjon omkring styrets beslutninger tilligger daglig leder. I tillegg til dette står det styrets leder, eventuelt det/de styremedlem(er) som uttrykkelig gis et slikt mandat, fritt å informere allmennheten om styrets arbeid på generelt grunnlag og om styrets beslutninger i saker som antas å ha allmenn interesse. Det enkelte styremedlem har rett til å orientere de respektive naboutvalg om de saker styret har behandlet, styrets vedtak og begrunnelser for vedtak. Styret forutsetter at slik informasjon ikke må komme i konflikt med bestemmelsene om taushetsplikt i foregående ledd.

Styret kan vedta særskilt informasjonsprosedyre i enkeltsaker.

Av hensyn til ønsket om en fri meningsutveksling under styrets drøftinger anmodes styrets medlemmer om ikke å gi opplysninger om de øvrige styremedlemmers synspunkter til utenforstående.

3.9 Styremedlemmers rettigheter og plikter

Styremedlemmer har møterett og møteplikt. Ved forfall skal styrets leder eller daglig leder varsles, og vedkommende har selv ansvar for å kalle inn varamedlem. Varamedlem skal varsles i så god tid som praktisk mulig.

Styremedlemmer har et personlig ansvar som medlem av styret og verken skal eller kan representere noen interessegruppe.

Daglig leder og styremedlemmer har plikt til å legge fram all informasjon som har betydning for styrets behandling av saken, herunder sin egen vurdering. Den som fremlegger en sak, skal fortrinnsvis også fremlegge forslag til vedtak.

Styremedlem eller forretningsfører kan ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av noe spørsmål som han eller hun har fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i. Styremedlem eller forretningsfører må heller ikke delta i beslutning om lån eller diskontering av noe papir som er påført hans eller hennes navn.

Styret må til enhver tid vurdere sin habilitet i forhold til lovens regler.

4. Forholdet til forretningsfører og daglig ledelse

Styret ansetter forretningsfører og andre funksjonærer. Styret skal gi instruks for disse, fastsetter deres lønn og fører tilsyn med at de oppfyller sine plikter. Det hører også inn under styret å si dem opp og gi dem avskjed.

Ansettelse av forretningsfører kan bare skje på oppsigelse med en oppsigelse som ikke må overstige 6 måneder. Dersom styret ansetter forretningsfører skal den daglige ledelse av borettslaget for øvrig overlates til denne.

5. Forholdet til naboutvalg

Styrets tilsynsansvar er ikke hjemlet i borettslagsloven som tidligere. Hjemmelen bør derfor vedtektsfestes.

Styret vurderer sitt tilsynsansvar som et ansvar for å motivere, informere og å fremme samarbeid mellom tillitsvalgte, ansatte og beboere.

 



Publisert: 1. September 2014